Stadt Schmölln tritt Zweckverband KISA bei

Der Stadtrat Schmölln beschloss zur Sitzung am 06. Juli 2023 den Beitritt der Stadt Schmölln zum Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen (KISA).

Zur Unterstützung umfangreicher Digitalisierungsvorhaben bedient sich die Stadtverwaltung Schmölln diverser IT-Dienstleister. Dies ist derzeit hauptsächlich die KIV Thüringen GmbH, bei der die Stadt Gesellschafterin ist und demnach eine Inhousefähigkeit für Vergabeverfahren besitzt. In einzelnen Teilbereichen kommen darüber hinaus weitere IT-Dienstleister nach Ausschreibungen zum Einsatz. Für das Bauhofprogramm LIMES Bauhof besteht bereits ein Service- und Supportvertrag mit der KISA.

Es stellt sich nunmehr die Situation dar, dass eine beachtliche Anzahl Thüringer Gemeinden und Landkreise - zusätzlich zur KIV Thüringen GmbH - auch dem Zweckverband KISA beigetreten sind. Die Leistungsfähigkeit der KISA ist anhand der reinen Zahlen als insgesamt stärker als die der KIV Thüringen GmbH einzuschätzen:

• 46 Mitarbeiter (KIV) zu 155 Mitarbeitern (KISA) in 2022 
• 9,9 Mio. € Umsatz (KIV) zu 27 Mio. € Umsatz (KISA) in 2022. 

Der KISA-Beitritt bringt viele Vorteile mit sich 

Die KISA hat bereits eine breite Anwendergemeinschaft von ca. 270 kommunalen Mitgliedern aus verschiedenen Bundesländern und engen Kontakt zu kommunalen Spitzenverbänden. 

Für die Stadt Schmölln ist de KISA-Beitritt mit folgenden Vorteilen verbunden: 

• Es sind inhousefähige Beschaffungen von Software, Hardware und IT-Dienstleistungen ohne zeitintensive und aufwändige Vergabeverfahren auch über die KISA möglich. 
• Es besteht ein Preisvorteil von 10 % für Mitglieder bei sämtlichen Anschaffungen (außer Hardware) sowie bei den laufenden Kosten. 
• Das verfügbare IT-Leistungsspektrum für die Stadt Schmölln kann durch die Mitgliedschaft bei zwei ITDienstleistern deutlich erweitert und der Wettbewerb gefördert werden. 

o Die KIV Thüringen hat z. B. kein eigenes Bauhofsprogramm im Portfolio.

Die Mitgliedschaft bei der KISA ist grundsätzlich kostenfrei und es besteht keine Abnahmeverpflichtung für Produkte und Dienstleistungen.

Digitalisierung nimmt immer mehr Stellenwert ein 

„In der Stadtverwaltung Schmölln nimmt die Digitalisierung der verwaltungsinternen Prozesse wie auch der Bürgerdienstleistung einen großen Stellenwert ein“, erklärt Bürgermeister Sven Schrade die derzeitige Entwicklung. Mit der Umsetzung der OZG-Leistungen über ThAVEL, der Einführung des E-Vergabeportals, der Anbindung der Außenstellen und Kitas an die zentralen IT-Systeme sowie der Implementierung der E-Akte über das DMS regisafe konnten hier in den vergangenen drei Jahren bereits bemerkenswerte Erfolge erzielt werden. Eine Standortbestimmung zum Digitalisierungsgrad der Verwaltung sowie eine daraus resultierende Digitalisierungsstrategie ist ab dem 4. Quartal 2023 geplant.

Schon zum heutigen Zeitpunkt sind jedoch weitere Herausforderungen in der Digitalisierung absehbar, denen sich die Stadtverwaltung Schmölln widmen muss. Für die Jahre 2023 und 2024 können hier als Beispiele unter anderem

• der elektronische Anordnungsworkflow für sämtliche Buchungen der Verwaltungen im Rahmen des Förderprojektes „E-Rechnung Step II“, 
• die Umstellung der Meldeamts- und Gewerbe-Software inkl. Online-Terminvereinbarung auf VOIS im Rechenzentrumsbetrieb sowie 
• die erforderliche Ablösung des Bauhof Programmes LIMES Bauhof

aufgeführt werden.

Die Stadtverwaltung Schmölln betreibt weiterhin umfangreiche Server- und Netzwerksysteme mit den damit verbundenen IT-Sicherheitsrisiken in Eigenverantwortung. Aus diesem Grund werden in 2023 zwei Mitarbeiter des IT-Bereiches als IT-Sicherheitsbeauftragte ausgebildet, um anschließend im Rahmen eines Förderprojektes ein sogenanntes IT-Sicherheitsmanagementsystem (ISMS) zur Erhöhung des Schutzniveaus implementieren zu können. 

Eine Mitgliedschaft beim Zweckverband KISA wird auch durch den IT-Bereich der Stadtverwaltung Schmölln ausdrücklich befürwortet. Gerade im Serverbereich stehen in den nächsten Jahren umfangreiche Investitionen an, bei denen zum einen ein Rechenzentrumsbetrieb von Fachverfahren und zum anderen auch ein Zugriff auf das Dienstleistungs- und Beratungsangebot der KISA außerordentlich hilfreich sein kann.